Gedragsregels de Zoomerij

Inleiding
De Zoomerij hecht veel waarde aan een prettige, veilige en gezonde werkomgeving. Uitgangspunt is dat het handelen van medewerkers van de Zoomerij nooit schade mag toebrengen aan collega’s, het imago van de organisatie of het werkklimaat binnen de organisatie. Dit houdt onder andere in dat er binnen de organisatie op een collegiale, respectvolle en integere wijze wordt omgegaan met elkaar en met de door de organisatie beschikbaar gestelde middelen en materialen.

Bij het creëren en behouden van een prettige, veilige en gezonde werkomgeving is het belangrijk om de waarden en normen die gelden, te expliciteren. Alle betrokkenen weten zo wat wel en wat niet wenselijk of toelaatbaar is en hoe zij daarbij moeten handelen. In deze gedragsregels zijn de regels en voorschriften vastgelegd die betrekking hebben op de gewenste omgangsvormen binnen de organisatie. Onderdeel van deze gedragsregels is de klachtenregeling, die in paragraaf 9 wordt beschreven.
Deze gedragsregels zijn vastgesteld door de directie, met instemming de ondernemingsraad.

Reikwijdte
De gedragsregels van de Zoomerij zijn van toepassing op alle personen die werken voor of namens de Zoomerij. In deze gedragsregels wordt deze gehele groep verder aangeduid met de term ‘medewerkers’.

Regels en voorschriften

1 Omgang met collega’s

Binnen de Zoomerij stelt iedere medewerker zich positief op ten opzichte van andere personen met wie hij voor of namens de Zoomerij contact heeft. Elke medewerker heeft een voorbeeldfunctie naar anderen en benadert elk individu met respect.

2 Omgang met minderjarigen

Als een medewerker binnen zijn werk in aanraking komt met een of meer minderjarige(n), zorgt hij ervoor dat er een omgeving en sfeer wordt gecreëerd waarin de minderjarige zich veilig en gerespecteerd voelt. De waardigheid van de minderjarige mag niet in het gedrang te komen en je dringt niet verder door in het privéleven van de minderjarige dan functioneel noodzakelijk.

3 Seksuele toenadering

De medewerker onthoudt zich tijdens de uitoefening van zijn functie van elke vorm van seksuele toenadering naar anderen. Het seksueel benaderen van een ander wordt als ontoelaatbaar en onacceptabel beschouwd. Onder ongewenste seksuele toenadering verstaan we elke vorm van seksueel gedrag, in verbale, non-verbale of fysieke zin, opzettelijk of onopzettelijk, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren.

4 Omgang met mail, internet, telefoon en sociale media

De Zoomerij vindt het belangrijk dat alle medewerkers op een verantwoorde manier omgaan met e-mail, internet, telefoon en sociale media. Daarnaast vindt de Zoomerij het belangrijk om de privacy te waarborgen en de persoonsgegevens op de werkplek te beschermen. Internet en bedrijfsmiddelen mogen niet worden gebruikt als dat ten koste gaat van de voortgang van de werkzaamheden of als dat een nadelig effect heeft op de werksituatie in het algemeen. Middelen en materialen van de Zoomerij worden hoofdzakelijk voor functionele doeleinden ingezet en slechts in uitzonderingsgevallen voor privésituaties.

4.1 Privégebruik

Medewerkers mogen e-mail, internet en telefoon incidenteel en kortdurend gebruiken voor persoonlijke doeleinden, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of belastend voor het ICT-netwerk van de Zoomerij.
Het is niet toegestaan om:

• Dreigende, beledigende, seksueel intimiderende, discriminerende/racistische of anderszins kwetsende berichten te versturen via e-mail of social media.
• E-mail die schadelijk is voor de organisatie te versturen, aan te vragen of op te slaan.
• Bewust sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten.
• Op internet in strijd met de wet of onethisch te handelen.
• Software en applicaties te downloaden zonder toestemming van netwerkbeheer. De verantwoordelijkheid voor het installeren van lokale software en data is voor eigen rekening en risico.
• Dreigende, seksueel intimiderende, discriminerende, racistische of anderszins kwetsende uitingen te doen via door werkgever verstrekte telefoons.
• Telefoonnummers met een pornografisch of anderszins discutabel karakter te raadplegen.

4.2 Sociale media

Van iedere medewerker wordt verwacht met gezond verstand te handelen op sociale media en dat hij zich ervan bewust is een online ambassadeur te zijn van de Zoomerij.

Daarbij gelden in elk geval de volgende zaken:

• Houd je ook op sociale media aan de gedragsregels.
• Ga vertrouwelijk om met bedrijfsinformatie. Twijfel je of je bepaalde informatie publiekelijk mag delen, raadpleeg dan eerst je leidinggevende.
• Respecteer de privacy van andere medewerkers en relaties.
• Respecteer de auteursrechten. Gebruik uitsluitend rechtenvrije of door de Zoomerij aangekochte foto’s. Neem geen passages over uit documenten waar copyright op staat.
• Ook als privépersoon heb je een ambassadeursrol als je spreekt over de Zoomerij, dus wees je ervan bewust dat de informatie jaren later nog via zoekmachines is te raadplegen.
• Je bent de ogen en oren van de organisatie als het gaat om het opvangen van complimenten en kritiek.
• Ben je ervan bewust dat er tussen je zakelijke en persoonlijke leven een dunne scheidingslijn zit. Anderen hebben toegang tot alles wat online wordt gezet.

4.3 Controle

Controle op e-mail-, internet- en telefoongebruik, het gebruik van sociale media en het verwerken van persoonsgegevens vindt als volgt plaats:

Bij constatering van overtreden van de gedragsregels wordt eerst advies ingewonnen van de Functionaris Personeelszaken. De leidinggevende spreekt een medewerker die zich niet aan de afspraken houdt zo spoedig mogelijk aan op zijn gedrag. Afhankelijk van de situatie kan de leidinggevende, in overleg met de directeur, sancties opleggen. Welke sancties van toepassing zijn, hangt af van de situatie en de feiten. Desgewenst heeft de werkgever hierover contact met de Functionaris Personeelszaken, of juridisch adviseur.

5 Omgang met (vertrouwelijke) informatie

Elke medewerker fungeert als ambassadeur van de Zoomerij. Van elke medewerker wordt dan ook verwacht dat er zorgvuldig wordt omgegaan met kennis van de organisatie en haar activiteiten. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag op geen enkele wijze publiekelijk bekend gemaakt worden.

6 Omgang met persoonlijke informatie van de medewerker

De medewerker kan de werkgever verzoeken om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens in het personeelsdossier. De medewerker kan bij de werkgever bezwaar aantekenen en verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, als deze feitelijk onjuist of onvolledig zijn.

7 Representatief uiterlijk

Medewerkers presenteren zich, naar oordeel van de leidinggevende, op een gepaste en professionele wijze, zowel in gedrag als in voorkomen. De kleding is representatief, schoon en netjes.

8 Eten en drinken

Medewerkers die direct contact hebben met de klant zorgen ervoor dat zij op het moment dat zij in functie zijn geen eten nuttigen en kauwgom eten in het zicht van de klant en in de publieke dienstverlening. Medewerkers in de publieke dienstverlening mogen achter de balie drinken, mits zij er voor zorgen dat dit niet ten koste gaat van de representativiteit. Vuile vaat of flesjes worden direct opgeruimd.

9 Klachten

Elke vorm van ongewenst gedrag wordt afgewezen door de Zoomerij. Onder ongewenst gedrag worden alle vormen van agressie, geweld, discriminatie, intimidatie, seksuele toenadering en pesten verstaan. De Zoomerij draagt er zorg voor dat klachten daadwerkelijk bespreekbaar zijn. Medewerkers kunnen melding doen van klachten in het kader van ongewenst gedrag. Een medewerker kan met klachten in eerste instantie terecht bij de direct leidinggevende of directeur. Als de medewerker om wat voor reden dan ook niet bij de direct leidinggevende of de directeur terecht kan, kan de medewerker bij de vertrouwenspersoon melding maken van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon is op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur bereikbaar.
Elke medewerker die valt onder de reikwijdte van deze gedragscode kan een officiële klacht indienen. Deze wordt behandeld door de externe vertrouwenspersoon.

10 Vertrouwenspersoon

Onderdeel van het realiseren en behouden van een aantrekkelijk en veilig werkklimaat is dat er voor medewerkers een laagdrempelige mogelijkheid is om specifieke zaken te bespreken met een onafhankelijke vertrouwenspersoon. De Zoomerij heeft hiervoor een externe vertrouwenspersoon aangesteld. De vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor informatie, vragen, begeleiding en advies omtrent ongewenste omgangsvormen en integriteit.
De vertrouwenspersoon heeft drie hoofdtaken. Deze hoofdtaken van de vertrouwenspersoon gelden voor zowel ongewenste omgangsvormen als voor integriteit.

• Opvangen en begeleiden van de melder.
• Signaleren, gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur, directie en leidinggevenden.
• Voorlichten en informeren van medewerkers.

Sonja Tettero is de externe vertrouwenspersoon van de Zoomerij. Zij is bereikbaar via info@vertrouwenzaken.nl en 06-24 67 64 70.